执法文书的分类 
    
    内部文书和外部文书。按照使用范围的不同，可将药监执法文书分为内部文书和外部文书。内部文书是指记录药监执法部门内部工作流程，规范行政工作程序，一般仅在行政机关内部使用，不对行政相对人发生法律效力的文书。内部文书多以审批表、登记表、申请表为表现形式，如案件移送审批表、立案申请表等；外部文书是指以行政相对人为主要使用对象，对行政机关和行政相对人均有约束力的文书，一般以通知书、笔录为表现形式，如先行登记保存物品通知书、调查笔录等。 
    程序文书、证据文书和工作文书。以文书性质为划分标准，可将药监执法文书划分为程序文书、证据文书和工作文书。程序文书是指药监部门在行政执法活动中，根据《行政处罚法》及《药品监督行政处罚程序规定》所制作的程序性文书，如查封扣押物品通知书、行政处罚事先告知书等。此类文书具有很强的执行性，又有严格的法定性。对行政相对人而言，必须按照文书的要求履行某种义务，或者按照文书要求行使某项权利，此为执行性；对行政机关而言，必须严格按照法律规定，告知相对人可以行使的权利及必须履行的义务，此为法定性。证据文书是指药监部门在执法活动中，依法收集的各种证据材料形成的执法文书，主要有各种笔录和鉴定结论，如调查笔录、现场检查笔录、药品检验报告书、查封扣押药品医疗器械的清单及照片等。工作文书是指药监部门在执法过程中，为决定适用某种程序，内部请示报告，研究讨论等所形成的执法文书，如行政处罚审批表、重大案件集体讨论记录等。 
    填充式文书和叙述式文书。以制作方法为标准，可将药监执法文书划分为填充式文书和叙述式文书。填充式文书是指统一格式印制执法文书。这类文书有固定的内容，使用时只需要根据不同的案件，填上文号、行政相对人的姓名或名称、地址等相关内容，如听证告知书等。叙述式法律文书，是指需对案件的事实、证据、结论等分别说明的执法文书。这类文书由首部、正文、尾部三段构成，每一段的内容都不同，无法用格式化、填充式的文书完成，如案件调查终结报告，重大案件集体讨论记录等。 
    
    执法文书的制作要求 
    
    文书格式的基本要求。在制作执法文书时，必须按照格式规定，统一文书名称，统一编制文号，每一部分都要写清必备的要素，要准确引用所依据的法律法规和规章的条、款、项、目，做出符合规定的结论。执法文书不能相互代替。如在证据可能灭失或者以后难以取得的情况下，应使用先行登记保存物品通知书，对有证据证明可能危害人体健康的药品、医疗器械则只能查封扣押，两者不可混用。 
    正文拟制的基本要求。填充式文书的正文都是固定的，只需填上适用对象及具体的时间、地点等。叙述式文书由首部、正文、尾部三部分组成，其中首部和尾部都有固定的格式，有固定的写法，正文则要根据不同的案件，由执法人员拟制。 
    拟制正文首先要以客观事实为基础。对违法事实的叙述必须做到客观真实，既不能夸大、缩小、虚构，掺杂个人的分析、偏见和臆断，也不能事无巨细，罗列现象。要围绕违法行为的基本要素，何时，何地，何人，采取何种手段，实施何种行为等叙述清楚。如某使用单位从经营企业购进40种药品，药监部门抽验其中的两个品种，发现其中一个品种为劣药。在制作行政处罚决定书时，只须对这一个不合格品购进、售出、库存、进销价及销售违法所得进行叙述，而无需对另外一个被抽验的品种及该单位同期购进的三十个品种予以一一表述。 
    其次，拟制执法文书要写明主要证据。列举证据要强调证据的证明力，最有证明力的证据要放在显著的位置。在不能获取直接证据或者直接证据不能证明相关事实的情况下，要充分运用间接证据予以证明，要说明间接证据的关联性，并说明证明结论的单一性，排他性。这一点是药监行政执法的薄弱环节，如行政处罚决定书对调查中获取的证据仅予以罗列，对证据的作用不作说明，更谈不上对 证据之间的关联作用进行说明。
    第三，拟制执法文书要阐明理由和结论。 
    语言文字的基本要求。执法文书必须使用公文语体，语言规范、严谨、不渲染，不描写，文字平实，用语确切，切忌夸张，渲染，掺进个人感情色彩。如某行政处罚决定书这样写到：“张三不顾人民群众的死活，在防治非典的紧要关头，竟以茄子杆、辣椒杆冒充中药材佩兰，真是丧尽天良，不严惩不足以平民愤，故对张三处以一万元罚款。”这种大批判式、口号式的文书不符合公文写作的基本要求，在执法实践中要予以纠正，而且未引用相关法条即予以处罚也是错误的。同时要注意准确使用专业术语。
    拟制执法文书要做到结构有逻辑。事实的前因后果，来龙去脉要层次分明，一环套一环。要注意违法事实、收集在卷的证据与所适用法律、法规之间的逻辑关系。 
    拟制执法文书，还要规范使用语法和标点符号。语言要规范，遣词造句要合乎语法规律，句子结构要完整，指代要明晰。标点符号要正确使用，避免标点符号使用不当，使句子的意思发生变化，产生歧义。 
    制作技术的基本要求。执法文书的编号要合理、科学，便于管理和查找，文书的编号应当具备制备机关的简称、制备部门的简称、法律文书的简称、年度、顺序号等几个部分；外部文书要加盖药监部门的印章，证据文书要加盖制作部门的印鉴及制作人员的印鉴或签名，内部文书要区别情况使用部门印鉴或主管人员印鉴或签名。 
    

安徽省药品监督管理局 陈胜利